Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von RentCraft.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Firma]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail]

Ansprechpartner in Fragen des Datenschutzes: [Datenschutzbeauftragter oder E-Mail]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

RentCraft wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Hetzner Online GmbH, Deutschland) betrieben. Die Übertragung zwischen Ihrem Endgerät und unseren Servern erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Sensible Inhalte werden im Ruhezustand auf Datenbank- oder Anwendungsebene zusätzlich verschlüsselt, soweit dies technisch möglich und sinnvoll ist.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

• Konto-Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle) zur Registrierung und Anmeldung
• Mieterdaten (Name, E-Mail, Telefon, Kontaktdaten) zur Verwaltung der Mietverhältnisse
• Abrechnungsdaten (Belege, Mietzahlungen, Nebenkosten) zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Audit-Logs (hash-chained) zur Erfüllung der GoBD-Pflichten und zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Server-Logs (IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel) zur Sicherstellung des Betriebs und zur Missbrauchsabwehr (berechtigtes Interesse)

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für alle Daten, die zur Nutzung von RentCraft und zur Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich sind (Konto-, Mieter- und Abrechnungsdaten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung) für alle Daten, die wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, GoBD) speichern müssen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Server-Logs, Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsabwehr und Audit-Protokolle.

5. Speicherdauer

• Geschäftsrelevante Unterlagen (Abrechnungen, Belege, Buchungen) werden 10 Jahre gemäß § 147 AO aufbewahrt.
• Konto-Daten werden bis zur Löschung des Kontos durch den Nutzer gespeichert; nach der Löschung werden sie unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten entfernt.
• Server-Logs werden nach spätestens 30 Tagen automatisiert gelöscht.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Mit jedem Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA) nach Art. 28 DSGVO.

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland — Hosting und Datenbank-Infrastruktur. DPA vorhanden.
• E-Mail-Versand-Anbieter: [Mailversand-Anbieter wie Postmark EU / Mailjet DE] — Versand transaktionaler E-Mails (Registrierung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen). DPA vorhanden.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — eingeschränkt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: [Landesdatenschutzbeauftragter]

8. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (insbesondere Session-Cookies und CSRF-Token-Cookies). Für diese Cookies ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich.

Sollten zukünftig Analyse- oder Marketing-Tools eingesetzt werden, wird vorab ein Cookie-Consent-Banner eingebunden und Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets an aktuelle rechtliche Anforderungen und Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: [TT.MM.JJJJ]